ورشة عمل عن مهارة وضع الاولويات

مهارة وضع الأوليات:
بعد أن تبين لك مما سبق كيف تقضي وقتك لزم أن تعرف كيف يفترض أن تقضيه بشكل فعال ومثمر. وأول خطوة للوصول إلى ذلك هو أن تتقن مهارة وضع الأوليات! ونحن هنا لن نتطرق لأي شيء يمت للتخطيط بصلة، فكتابة الأهداف والغايات ووضع خطوط عريضة طويلة المدى كلها خطوات تسبق تنظيم الوقت، فالإنسان الذي لا غاية له ولا هدف لن يفيد كثيرا من تنظيم وقته. ولكننا هنا نلقي الضوء على جزئية تتعلق بتنفيذ الخطط والأهداف، أي متى وبماذا يجب أن تبدأ أولا. وضع الأوليات لا تعني إهمال الأعمال الثانوية وإنما تعني أنه لا بد من إنجاز أعمالنا بترتيب يعطي الأهم وقتا وجهدا أكبر من الأعمال الأقل أهمية.
ولو نظر أحدنا إلى نفسه لوجد أنه عندما يصل مكتبه أو منزله تتراكم المهمات أمامه فلا يدري تماما ما الذي يتوجب فعله أولا؟ والحاصل أنه يهرب من المهمات ذات الأهمية القصوى إلى المهمات التي تكتسب طابعا مسليا بأسباب واهية كأن يقول أحدنا إنه لا بد من ترتيب مكتبي حتى أبدأ في المهمة الأساسية … أو غيره من الأسباب التي في حقيقتها مضيعة للوقت والتي سنتطرق إليها لاحقا.
إن مهارة وضع الأوليات هي مهارة تركيز للجهود، وهي عملية منظمة ومستمرة لا بد أن تصبح عادة لدى أي واحد منا، وهي مهارة يجب أن يتقنها المسلم الجاد الذي يعلم أنه لم يخلق عبثا وأنه محاسب على كل عمل خيرا أو شرا وإن كان مثقال ذرة.
فإذا كنت تجد نفسك آخر اليوم تشعر وكأنك عملت كثيرا ولكنك لم تحقق إلا نتائج قليلة فإن ذلك يعني أنك بحاجة إلى مراجعة أولياتك لتعيد ترتيبها بصورة أفضل وحتى تنمو لديك هذه المهارة لا بد من مراعاة النقاط التالية:
1- الأوليات هي عبارة عن مستويات من القيم المرتبطة لأن شيئا واحدا فقط لا يحتاج إلى أوليات ولن نستطيع قياس مقدار أهميته إلا بوجود شيء آخر.
2- أنت الذي يفترض أن يحدد أولياتك، فإذا كانت صورة أنك عبد لله واضحة في ذهنك، كان عليك أن تختار ما هو الهام في حياتك وذلك انطلاقا من قول الله تعالى: "ألم نجعل له عينين. ولسانا وشفتين. وهديناه النجدين" وقوله تعالى: "ونفس وما سواها. فألهمها فجورها وتقواها. قد أفلح من زكاها. وقد خاب من دساها".
3- يقول أحد الصالحين رحمه الله "الدنيا ساعة فاجعلها طاعة" وحقيقة فما دام وقتك محددا فإنه واجب عليك أن تختار ما هو الشيء الجدير بأن تصرف وقتك فيه.
4- عادة ما نحاول ربط أعمالنا التي نرغب عملها بصفة أنها "مستعجلة" والمستعجل يعني ذلك العمل الذي يتطلب إجراءا فوريا بغض النظر عن كونه مهما أو لا وأيامنا مع الأسف مليئة بالأعمال المستعجلة غير الهامة ولذا تجدنا نخلط كثيرا عندما نصف أعمالا بأنها "هامة، عاجلة، يجب أن ننجزها الآن فورا" وفي الحقيقة هناك تباينا بين معنى هام، وعاجل. صفة أن يكون العمل "عاجلا" أو "ملحا" لا دخل لها البتة بأوليات الفرد إنما في الحقيقة لها دخل بكيف نتصرف حياله لأننا دائما ما نبدأ بالأعمال التي نعطيها صفة "عاجل" أو "ملح".
وحتى يزداد الأمر وضوحا دعنا نعطي أنشطتنا اليومية رموزا بحسب تدرجها في سلم الأوليات (والذي تقدم ذكره في نشاط جرد الوقت):
i - وترمز للعمل الأساسي والهام جدا.
ii - العمل الهام ولكن أقل من سابقه في الأهمية.
iii - ذلك العمل الذي لا قيمة له.
iv - العمل الذي يمكن وصفه بأنه "تافه ومضيعة للوقت ليس إلا".
وكل هذه الأعمال يمكن أن توصف بأنها عاجلة فهناك عاجل أ، وعاجل ب، وعاجل ج، وعاجل د. ولقد وجد أن معظم الناس تضيع جل أوقاتهم في الأعمال من النوع ج، د كل هذا لأن الأعمال من النوع ج، د أعمال محببة للنفس لأن فيها هروبا من الالتزام والتقيد وإن كانت تافهة في حقيقتها.
يجب أن لا تدفعنا الأعمال "العاجلة" أو "الملحة" عندما نضع أولياتنا بل يجب أن يكون واضحا لدينا ما إذا كانت أعمالنا من النوع أ، ب، أو ج، د. فمثلا عندما يرن الهاتف فإنك تحاول أن تصل إليه مهما كلفك ذلك، لأنه مكتسب الصفة "مستعجل" أو "ملح" قد يكون من النوع أ، ب فتجيب عليه وقد يكون من النوع د عندما يكون الرقم خطأ فلا يكون لعملك أي فائدة.
مثال آخر عن مكاتبنا: نجد الكثير من الملفات والأوراق عليها، وعلى الحائط المجاور لوحة قد امتلأت بأوراق قد كتب عليها ملاحظات متنوعة .. كل هذه الأشياء تفيد أنها "مستعجلة" أي تناديك لأن تعمل شيئا فوريا حيالها. وأوضح مثال على ذلك ما يعمله كثير من الطلاب فبالرغم من أن الأستاذ طلب منهم الواجبات قبل الامتحانات النهائية تجد الكثير منهم لا يعملها إلا قبل موعدها بوقت قصير، وقد يطلب وقتا إضافيا من أستاذه لإنجازها، كما أن المواد لن تتم مذاكرتها إلا في الأسابيع الأخيرة من الدراسة …
خلاصة القول: بعد أن تضع أولياتك حاول أن تربط إحساسا بأنها "مستعجلة" أو "ملحة" وألغ هذا الإحساس عن أي عمل تعتقد أنه تافه وليس ذا قيمة أو مردود.
مضيعات الوقت:
بالرغم من أن كثيرا منا لديه قناعة بأهمية الوقت وأهمية إدارته وأنه لا بد من وضع أوليات لأنشطتنا الحياتية إلا أنه يبقى أمامنا عقبة كؤود تحول بيننا وبين أن نرى أثرا لمثل هذه القناعة الذاتية في حياتنا اليومية. هذه العقبة أو بالأحرى عقبات هي ما سميناه هنا بمضيعات الوقت، وفي الحقيقة هناك العديد من المضيعات التي لن نستطيع أن نغطيها بكاملها في هذا المبحث القليل ولكننا سنذكر جملة منها مع إلقاء الضوء على البعض منها والتي تمس كثيرا منا أو أننا نقع فيها بدون أن ندرك تأثيرها السلبي على وقتنا الثمين.
3- الهاتف: وهو أحد مضيعات الوقت إذا أسيء استخدامه، خاصة وأنه هو الوحيد الذي له الحق في مقاطعتك بدون استئذان أو تأدب. ويكون الهاتف مضيعا للوقت من عدة طرق نذكر بعضها.
1- استخدامه في وقت سيئ.
2- عليك أن تبحث عن رقم تود الاتصال به.
3- عندما تتصل لا يوجد بين يديك كامل الأوراق حتى تتم المحادثة.
4- لا يوجد هدف محدد من الاتصال.
5- تبحث عن ورقة وقلم لتكتب بعض الملاحظات.
ولكنه من الجانب الآخر مفيد إذا أحسن استخدامه وذلك من عدة وجوه:
1- بلغي الاجتماعات غير الضرورية.
2- يوفر الاتصال بكل شخص وذلك عن طريق الاتصال الجماعي Conference Call.
3- يوفر عناء الارتحال لإنجاز المهمات.
4- يريحنا عند جمع المعلومات التي نريدها حالا وأيضا عند إبلاغها.
وحتى تحصل الفائدة القصوى من الهاتف نقترح ما يلي:
1- إذا كنت مستغرقا في عمل ما فلا تحاول أن ترد على الهاتف إلا إذا كنت متأكدا أن هناك مكالمة لا بد من إجابتها وإلا يفضل إبعاد الجهاز بعيدا عن بيئة العمل.
2- إذا كان بالإمكان اقتن جهاز تسجيل المكالمات الواردة Answering Machine والذي يمكنك من تأجيل الرد على مكالماتك حتى الموعد المناسب في جدول أعمالك اليومية.
3- جهز أوراقا وقلما إلى جوار الهاتف ويا حبذا لو كان الجهاز مزودا بساعة عد رقمية تمكنك من إحصاء وقت المكالمة.
4- حاول أن تعد مخططا بالنقاط التي تود شرحها أو نقاشها وتعود أن تكتب كل ما يستجد حول موضوع المكالمة. عند الحديث حدد ما الذي تريده مباشرة بإيضاح ذلك للشخص الآخر.
5- لو حدث أن تلقيت مكالمة غير مهمة وأطال المتحدث في الوقت توقف عن الكلام ولا ترد بأي كلمة عدا بعض "الهمهمات" (آهه، آه) وبالتأكيد سيشعر المتحدث حالا بأنه حان الوقت لإنهاء المكالمة.
6- لا تطل كثيرا في المجاملات ولا تكرر التحايا كثيرا وتخلص من بعض العادات في الكلام.
7- عندما تشعر بأن المكالمة طالت عن حدها لا تسترخي في جلستك بل حاول أن تقف وتمشي جيئة وذهابا.
8- بعض الشركات توفر خدمة استقبال مكالمة أخرى أثناء وقت مكالمة أخرى حاول أن تستغل هذه الميزة بشكل لا يثير حنق المتحدث الأول وخصوصا إذا كانت مكالمته هامة ومن مسافة بعيدة.
9- عود زوجتك وأبنائك على أن يستقبلوا المكالمات الهاتفية أثناء غيابك بشكل حسن وزودهم بجدول يكتبون فيه من قام بالاتصال ورقمه وماذا كان يريد.
10- حدد وقتا في برنامجك اليومي لإجراء المكالمات الهاتفية (مثلا: وقت الضحى ووقت ما بعد العصر) وذلك لمدة لا تزيد عن ساعة.
ما ذكرناه بعالية مجرد مقترحات وقد يكون لديك مقترحات أخرى ولكن تذكر أننا لا نعني البتة أن الهاتف دائما مضيعة للوقت لأن هذا الشعور قد يولد ردا عكسيا يشل تماما استفادتك من هذه النعمة.
41- كن صريحا مع الزائر وبين له أن لديك عملا آخر فإن كان لديه غرض يريد قضائه معك حدد له وقتا من أجل ذلك ومن ثم بين له أنك ترحب بزيارته في غير هذا الوقت محددا الوقت الملائم.
2- لو كان الشخص صديقا عزيزا ومنذ زمن لم تره رحب به وفي أثناء الحديث بين له أنك مشغول بعمل آخر فإن كانت طبيعة العمل تمكنك من اصطحابه وإلا فوضح له بصراحة أنه يتوجب عليك إنجاز عملك في وقت محدد.
3- استخدم بعض العادات المألوفة فبدلا من تقديم الشاي بعد القهوة أحضر الباخور وهي عادة أنك تود إنهاء الزيارة (ما بعد العود قعود).
4- أظهر لجميع معارفك مدى حرصك على وقتك وارتباطك بأعمالك لأن ذلك سيولد لديهم شعورا بعدم مقاطعتك إلا بإذن.
6- المجاملات: وهي وإن كانت ضرورية إلا أنها إذا زادت عن الحد فإنها مضيعة للوقت. ونقصد بالمجاملات تلك اللقاءات التي تحدث بشكل عارض وتستهلك وقتا أكثر من ربع ساعة ومثال عليها ما يحدث بعد الانتهاء من الصلاة، أو في مطعم الجامعة والتي كثيرا ما يضيع الوقت فيها في الجدل الغير مفيد أو الغيبة أو اللغو والمفروض الإقلال منها إلى الحد الأدنى حتى لا تصبح عادة لدى الشخص.
يضاف إلى ما ذكر هنا العديد من مضيعات الوقت مثل: التلفزيون، وقت الانتظار، كثرة قصاصات التنبيه، المشاكل النفسية والعاطفية المشتتة للذهن، ازدواجية الجهود في العمل الواحد، نقص المعلومات والموارد للنشاط المزمع إنجازه، ضعف مهارتي القراءة والكتابة، الروتين والإغراق في التفاصيل، البريد القمامة.
تنظيم العمل المكتبي:
كلما زادت مسؤولياتنا كلما زاد تراكم الأعمال الواجب إنجازها وعادة ما تكون هذه الأعمال قد طلبت منا بشكل كتابي ويراد منا أن نقدم اقتراحات أو تقارير بخصوصها، هذا عدا عن استخدامنا للأوراق لنسجل عليها ملاحظاتنا ومذكراتنا. ولا يخلو منزل ما من وجود مكتب ودولاب لجمع الأوراق وكرسي للجلوس عليه عند الكتابة. ونظرة واحدة إلى معظم المكاتب التي تزورها تعطينا انطباعا بأن أكداس الأوراق على المكتب وأوراق اللصق على الحائط وإلى جوار الهاتف والملفات التي ازدحمت بالأوراق من كل لون وحجم كلها دليل على أن هناك نشاط حيوي في تلك المكاتب. وبالرغم من أننا نعارض تلك النظرة إلا أنه لا يمنع اجتماع إنجاز الأعمال وأناقة المكاتب ويرجع السبب إلى الفوضى في المكاتب إلى أسباب تصب في النهاية إلى عاملين رئيسيين:
التسويف، واعتقاد أنك حينما ترى الأوراق الخاصة بعمل ما أنك لن تنساها أي أنك تحتاج إلى مذكرات حسية لتلفت انتباهك لأهمية ذلك النشاط.
النقاط التالية مهمة لجعل مكتبك منظما واستمرار هذا التنظيم:
1- قم بتنظيف مكتبك من ما عليه تماما وذلك بترتيب كل ورقة مع ما يخصها والتي لا ترى لها داعي أتلفها. لا تحاول أن تتملى كثيرا فقط ما عليك إلا أن تعلم جيدا أن هذه الورقة تخص ذلك النشاط إذا فهي معه لأنك إن تمليت كثيرا ستجد أن وقتك قد انتهى بدون أن تعمل شيئا.
2- اقتن دولاب ملفات سهل التحريك مع ملفات ذات ألوان مختلفة أو عناوين بارزة ومن ثم سجل على كل ملف اسم المشروع أو العمل أو المهمة التي أنشأ من أجلها الملف مثلا: ملف مادة الكيمياء العضوية رقم 567، ملف لجنة المخيمات، ملف دكتور الأطفال، ملف شركة الماء والكهرباء، ملف مشروع التسجيلات التجاري … وهكذا. ضع في الدرج الأعلى الملفات المتعلقة بالمشاريع والأعمال الحيوية، والأسفل ملفات الأعمال التي للحفظ فقط.
3- جهز سلتين ضعها في أدراج مكتبك أو في أعلى دولاب الملفات أحدهما للوارد وهي للأوراق التي يلزم الرد عليها عاجلا، والأخرى للصادر: وهي للأوراق التي تم إنهاؤها من السلة الأولى ويتم فرزها وترحيلها إما لدولاب الملفات أو إلى الجهات المتعلقة بها. لا تضع الأوراق الخاصة بالسلتين على مكتبك أبدا.
4- إذا كان لديك دولاب ملفات حاليا قم بجرد الأوراق الموجودة فيه سنويا، وأي ورقة تتردد في شأنها مرتين أو تقرأها لأكثر من خمس دقائق فألقها في المهملات.
5- لا تضع على المكتب إلا الأشياء المتعلقة بالنشاط الذي أنت بصدده وفي داخل ملف خاص به، فالإنسان لا يستطيع أن يعمل أكثر من شيء في نفس الوقت.
6- اجعل سلة المهملات قريبة منك (صديقتك) ولكن لا تجعلها في جيبك أو على سطح مكتبك .. !!.
7- البريد الذي يرد إليك يوميا ينصح بأن يؤجل حتى المساء للنظر فيه، وعند فتح البريد فإنه لا بد منا التصرف السريع حياله وعدم تأجيله فالمجلة توضع مع الأشياء التي للقراءة، والرسائل إن كانت تستلزم ردا وإلا فإن كانت ترتقي لأن تحفظ فتحفظ وإلا إلى المهملات وفي حالة ما إذا وجدت ورقة لا تدري ما تفعل حيالها فاسأل نفسك هل ستحتاجها أم لا؟ فإن كانت الإجابة بنعم فمتى؟ فإن كانت السنة القادمة فاحفظها في الملف الخاص بها حتى لو اضطر الأمر أن تفتح ملفا خاصا بها لوحدها.
8- المذكرات القابلة للصق أو العادية لا ينصح باستخدامها بكثرة وحاول أن تسجل أي ملاحظات أو أشياء تود تذكير نفسك بها في يوميتك بدلا من تعليقها أمامك. إذا كان لديك مذكرات وقصاصات على وحول مكتبك فأجر جردا لها وقم بتفريغها إما في يوميتك أو في المهملات.
9- أرقام الهواتف وبطاقات العمل يجب أن توضع في محافظ خاصة بها، دفتر الهاتف لا بد أن يكون محمولا معك إلى جوار دفتر يوميتك وحاول أن تسجل في أي رقم هاتف يعرض لك وفيما بعد انقله إلى دفتر آخر في المنزل وإذا امتلأ الدفتر الذي بحوزتك انسخ الأرقام التي فيه إلى دفتر آخر.
10- قم بعملية جرد يومية لجيبك ودفتر يومياتك ولا تبق أي ورقة اعتقادا بأنك ستحتاجها فإما أنك قد انتهيت منها أو أنك تضن على المهملات بها (لا تحرص على أن تكون مكتبا متحركا).
11- اعلم أن البساطة مهمة لاستجماع القوى والتركيز في الجهود فلا داعي أبدا من التعقيد الذي يشعرك بأنك تعمل وتجتهد ولكن بدون نتائج.
12- اقتصر على دفتر يوميات واحد ولا داعي لأن تعلق في كل مكان مفكرة تقويم وخصوصا إلى جوار بيئة عملك، يمكنك أن تبقي لوحة المخطط السنوي Yearly Planner لبقية أفراد العائلة حتى يستفيدوا منها ويذكروك بما يتوجب عليك فعله.
13- قسم منطقة العمل في مكتبك إلى ثلاثة أقسام:
- قسم ( أ )، وهو أهم قسم وتوضع به الأشياء ذات القيمة العالية مثل مفكرتك اليومية وسلة المهملات وغيرها من الأشياء التي تحتاجها باستمرار ولا داعي لأن تقوم من كرسيك لتحصل عليها أي أنه باستطاعتك الحصول عليها بمد يدك فقط.
- القسم ( ب )، وتوضع به الأشياء الأقل حاجة والتي تحتاجها من وقت لآخر مثل التلفون والأشياء التي لا بد أن تقف أو تمد جسمك لتناولها.
- القسم ( ج )، وتوضع به الأشياء التي لا تستخدمها بكثرة ويلزم أن تمشي إليها حتى تتناولها مثل الكتب وخلافه.
حاول أن تحدد في كل مرة ما هي الأشياء التي يجب وضعها في كل قسم فمثلا الدباسة إذا كنت ممن يستخدمونها كثيرا ضعها في المنطقة ( أ ).