ورشة عمل مهارات تنظيم الوقت

مهارات تنظيم الوقت
مقدمة:
"يا ترى أين ذهب الوقت"، "أتمنى لو كان اليوم 36 ساعة بدلا من 24 ساعة"، "آسف لا يوجد لدي متسع من الوقت"، "إن الوقت يطير بسرعة"، "إننا نعمل ضد الوقت" ،"الوقت يزحف"، "الوقت يلاحقنا"، "انتبه للوقت"، "انتهى الوقت".
كلمات تتردد على ألسنتنا كثيرا عندما نتحدث عن الوقت مما يعطي انطباعا عجيبا لو تمعنا في أي منها عن ما أهمية الوقت!!
ولقد أغرقت الدراسات على تنوعها في معرفة ما هية الزمن أو الوقت إلا أننا هنا لن نتطرق إلى ما هية الوقت بالقدر الذي نود أن نبين أهميته. ولو راجعنا كل مناحي النشاط الإنساني لوجدنا الوقت عاملا أساسيا في نجاحها أو فشلها، وصدق من قال أن "الوقت هو الحياة" فحقا حينما نقول "تنظيم الوقت" فإننا نعني ببساطة تنظيم الحياة، حياة الفرد وحياة الأمة وما فلحت أمة على مر التاريخ عندما قلت أهمية الوقت في حسابها، وحتى من يقيس الوقت بالذهب والفضة فإنه لم يعطي الوقت مكانته المطلوبة, وفي هذه الوريقات سنحاول أن نعطي جانبا عمليا عن كيفية استغلال الوقت بشكل حسن فيما يعود علينا بالفائدة.
أهمية الوقت:
أقسم الله عز وجل في كتابه الكريم بالزمن في أ:ثر من موضوع يقول سبحانه: (كلا والقمر، والليل إذ أدبر، والصبح إذا أسفر) ويقول تعالى: (والفجر، وليال عشر، والشفع والوتر، والليل إذا يسر) ويقول: (والشمس وضحاها، والقمر إذا تلاها، والنهار إذا جلاها، والليل إذا يغشاها) ويقول: (والليل إذا يغشى، والنهار إذا تجلى) ويقول: (والضحى، والليل إذا سجى) ويقول عز وجل: (والعصر، إن الإنسان لفي خسر، إلا الذين آمنوا وعملوا الصالحات وتواصوا بالحق وتواصوا بالصبر) وإقسام الله سبحانه بهذه الأزمان دليل على عظمة أهميتها، هذا عدا ما تحدثت عنه الآيات الأخرى فيما يخص تصور الكافرين للوقت في هذه الحياة وفي الآخرة فمنهم من تجده حريصا عليه ولكن ليس فيما يرضى الله فهو يتمنى أن يعمر ألف سنة حتى يضل فيما هو فيه من العصيان، ومنهم من يرى أن عمره كله الذي قضه كان يوما أو يومين (قال كم لبثتم في الأرض عدد سنين، قالوا لبثنا يوما أو بعض يوم فاسأل العادين، قال إن لبثتم إلا قليلا لو أنكم كنتم تعلمون) ويبين الله سبحانه وتعالى أن هذه الحياة فرصة من الزمن الممتد حتى بعد الموت وهي فرصة قصيرة قياسا للحياة السرمدية في الدار الآخرة، فرصة لابتلاء الناس أيهم أحسن عملا حتى يتميز الخبيث من الطيب يقول سبحانه: (تبارك الذي بيده الملك وهو على كل شيء قدير، الذي خلق الموت والحياة ليبلوكم أيكم أحسن عملا وهو العزيز الغفور) وقد ضرب الرسول صلى الله عليه وسلم لنا مثلا رائعا في حسن استغلال وتدبير الوقت، وسيرته كلها تشهد بذلك، ولقد كان حريصا أشد الحرص على أن تنتهج أمته ذلك النهج فوجهها في أكثر من حديث إلى أهمية الوقت مستغلا ما أمكن لترسيخ ذلك المفهوم في وجدان أتباعه، يقول عليه الصلاة والسلام في الحديث الذي يرويه الترمذي عن أبي هريرة رضي الله عنه: "بادروا بالأعمال سبعا: هل تنتظرون إلا فقرا منسيا، أو غنى مطفيا، أو مرضا مفسدا، أو هرما مفندا، أو موتا مجهزا، أو الدجال فشر غائب ينتظر، أو الساعة فالساعة أدهى وأمر" وعن ابن عمر رضي الله عنهما قال: أخذ رسول الله صلى الله عليه وسلم بمنكبي فقال: "كن في الدنيا كأنك غريب أو عابر سبيل" وكان ابن عمر رضي الله عنهما يقول: إذا أمسيت فلا تنتظر الصباح، وإذا أصبحت فلا تنتظر المساء، وخذ من صحتك لمرضك، ومن حياتك لموتك" رواه البخاري. وعن ابن مسعود رضي الله عنه قال: خط النبي صلى الله عليه وسلم خطا مربعا، وخط خطا في الوسط خارجا منه، وخط خطوطا صغارا إلى هذه الذي في الوسط من جانبه الذي في الوسط، فقال: هذا الإنسان، وهذا أجله محيطا به – أو قد أحاط به – وهذا الذي هو خارج أمله، وهذه الخطط الصغار الأعراض: فإن أخطأه هذا نهشه هذا وإن أخطأه هذا نهشه هذا" رواه البخاري. هذه الأحاديث وغيرها كثير دليل على أهمية الوقت في حساب الإسلام كما وضحه جليا رسول الله صلى الله عليه وسلم.
كيف ينظر الناس للوقت:
على تنوع الثقافات في العالم وعلى مر العصور كلها كانت نظرات الناس متشابهة للوقت بحسب ارتباطه بأحداث ومجريات حياتهم.
1- فمنهم من يتحكم به الوقت، فيصبح الوقت هو سيده يستلم زمام القيادة لكل أعمال ذلك الإنسان فهو عادة ما يتوقف عن عمل ما لأن الوقت متأخر جدا أو لأن الوقت مبكر جدا لإنجاز ذلك العمل، حتى لو كان يجب إنهاء ذلك العمل. وهو عادة ما يستيقظ في نفس الساعة ذاتها يوميا بغض النظر عن ارتباط استيقاظه بعمل ما وهذا النوع يمتاز بأنه يستخدم الساعة اليدوية بشكل دقيق وبدونها لا يمكن أبدا أن يحدد الوقت. مثل هذا النوع لو أعطي مهمة لإنجازها وكانت تأخذ أطول من الوقت المفروض فإنه يتوقف حتى لو لم ينجز هذه المهمة. من مزايا هذا النوع أن الخيارات لديه قليلة فهو مرتاح للوضع الذي يعيشه وللنشاطات التي يمارسها بشكل روتيني ملتزما بالوقت مهما كلفه ذلك.
2- ومنهم من ينظر للوقت على أنه عدوه فهو في سباق ويحس أنه لا بد أن يصارعه, هؤلاء يمتازون بأنهم كثيرا ما يضعون مواعيد نهائية للأعمال يلتزمون بإنهاء نشاطهم عندها حتى لو لم يتطلب الأمر ذلك. على سبيل المثال: يحاول أحدهم أن يقود بسرعة في طريقه لعمله في الصباح وتراه يبحث عن طريق سريعة قصيرة ليس لأنه متأخر على عمله ولكن ليحطم رقما قياسيا في الحضور قبل الموعد!! والشخص الذي يستعمل الوقت وكأنه في معركة معه عادة يتحسس من مثل التعليقات التي تقول له "لا يوجد داعي للاستعجال" "لدينا متسع من الوقت" وإن كان في موقع المسؤولية فهو يحكم على الآخرين من واقع استخدامهم الكفء للوقت وليس من واقع إنتاجيتهم. من فوائد النظر للوقت كعدو أنها ترفع روح المنافسة والتي يظن الكثير أنها مفتاح النجاح.
3- وهناك آخرون ينظرون للوقت على أنه شيء غامض صعب الفهم، ولذا فهم يرون أنه أسلم وسيلة للتعامل معه هو محاولة إنجاز الأعمال بدون أن يأبهوا له، آملين ألا يضطروا للتعامل معه, هؤلاء يركزون بشدة على المهمة التي بين أيديهم تماما كما فني المختبر الذي يطارد جزئية صغيرة بغية الخروج منها بنتيجة. عند هؤلاء لا يوجد تصور كامل للحاجات أو المواد لأعمالهم ولا كيف سيتصرف الآخرون معهم حيالها. ثم هم يرفضون أن يقدموا تعهدا ما بإنجاز عمل في وقت محدد لأنهم يجهلون تماما كم كل مرحلة ستأخذ أو حتى متى سينهوا المهمة المناطة بهم. وفي الحقيقة إن التصور بأنه عندما نتجاهل الوقت من حساباتنا سنمنع من أن يكون كبير مشكلة، هذا التصور لا يفيد كثيرا أصحابه إلا بأنهم يغرقون في العمل الذي بين أيديهم حتى ولو كان ذلك العمل تافها في محاولة لإقناع أنفسهم بأن ذلك العمل سيعود عليهم بنتائج على كل حال.
4- وصنف من الناس اتخذ الوقت عبدا له وصار تركيزه منصبا على كيفية التحكم الدقيق بالوقت فهو يحاول دائما أن يحدد بدقة كم سيسمح أن يعطي من وقته لكل صغيرة أو جليلة. هذا الصنف عادة ما تراه يفكر بالمستقبل فمثلا في الاجتماعات تراه بدلا من أن يشارك في مناقشة النقاط المطروحة يفكر بماذا سيقوله بعد الانتهاء من هذه المناقشة، ماذا سيفعل بعد انتهاء الاجتماع، أو ما هي الخطط الكفيلة بإحالة موضوع الاجتماع إلى واقع وهو يمتاز بأنه يعطي قيمة كبيرة للنتائج الملموسة لأي نشاط … ولذا تراه يغرق في الأنشطة ذات النتائج السريعة وبالتالي فإن برنامجه اليومي مليء بالأنشطة من مثل هذا النوع. هؤلاء عادة ما يبدو عليهم التعب بسرعة لأن عندهم تصور أنه لا بد أن يعتصر كل ثانية من وقته ما دام هذا الوقت صار عبدا عنده. الأفراد الذين ينقلون أعمالهم معهم في أوقات راحتهم أو المديرين الذين لا يستطيعون تفويض العمل لمرؤسيهم (لخشيتهم من ان يفقدوا التحكم) هم أناس على رأس القائمة ممن يمتاز بمثل هذا الشعور. هذا الشعور تملك الكثير من الأفراد ممن يعيشون في المجتمعات الغربية بما فرضته عليهم هذه المجتمعات من هاجس الآلية في العمل والإنتاج بدون توقف في وقت قصير.
5- وهناك من يرى الوقت كحكم المباراة يقيس عليه كل دقيقة وثانية ولذا تجدهم يحاولون أن يعرفوا ما هو الوقت في كل لحظة مما يتطلب أن يكون الوقت أمامهم دائما فهم يحرصون على أن يقتنوا الساعات الدقيقة في أيديهم، على حيطان بيوتهم وفوق طاولات مكاتبهم … وبالرغم من أنهم يرون الوقت كحكم المباراة فهم في بعض الأحيان لا يعجبون بقراره فتراهم يحاولون أن يحتالوا عليه خصوصا عندما يشعرون بالذنب حينما لا تتوافق النتائج مع الوقت المتاح.
هذه الأنماط السابقة وما بينها من تشابه أو اختلاف هي عبارة عن أوصاف عن كيفية استغلال الوقت من قبل الناس، كل هذه الأوصاف وغيرها قد تجتمع في شخص واحد وقد تجد شخصا ينفرد بنمط أو نمطين منها ولكنها تظل ليست دلالة سليمة على حسن استغلال الوقت. إن الوقت نعمة من الله تماما كما الهواء الذي نتنفسه والماء الذي نشربه. وهو قوة محايدة يعتمد تأثيرها على طبيعة استخدامها، ولكن العجيب في هذه القوة أنها تمر سريعا فهي لا تنتظر حتى نأتي إليها ونستعملها بل هي موجودة بيننا نحياها ونعيشها منذ أن لفظتنا أرحام أمهاتنا وحتى تبلغنا ظلمة القبور.
ما هية تنظيم الوقت:
كثيرا ما تمر علينا كلمات مثل "نظم وقتك حتى تنجح" لا بد من تنظيم وقتنا لننجز هذا العمل" "إنه يجيد فن إدارة الوقت" وكأنما الوقت شيء بين أيدينا نستطيع أن نتحكم به وفي الحقيقة هذا الاصطلاح "تنظيم الوقت" هو اصطلاح تعارف عليه الناس ولا يعني حقيقة أننا بمقدرتنا تنظيم أو إدارة الوقت. فلا يوجد إنسان يستطيع التحكم بالوقت كأن يوقف الدقائق عن الغد أو يرجع ثواني مضت من عمره. إن فن إدارة الوقت هو في الحقيقة فن إدارة الأعمال والأحداث المرتبطة بالوقت الذي لا يتوقف. فإذا كنت تحسن التحكم بأعمال وأحداث حياتك فأنت تدير وقتك بنجاح والعكس صحيح. وفي هذه الوريقات سنحاول أن نلقي الضوء على النمط الذي تسير عليه في قضاء وقتك ومن ثم كيف يمكنك إحداث تغيير في هذا النمط بتعزيز نقاط القوة وتقليل نقاط الضعف.
أين يذهب وقتنا:
يتساوى كل الناس على اختلاف أجناسهم وأقيامهم في المقدار الذي ينالونه من الوقت فهناك بالتمام 24 ساعة في اليوم، و 168 ساعة في الأسبوع، و 8736 ساعة في السنة لا أكثر ولا أقل. كما أوضحنا سابقا إدارة الوقت هي عملية إدارة الأحداث التي تنتج في فترة 168 ساعة في الأسبوع.
قد يوهمنا هذا العدد (168) أن هناك وقت كثير لقضائه بينما لو جمعت الوقت الذي تستغرقه في قضاء المهمات التي يتوجب عليك قضائها أو التي تود فعلها فإن هذا الرقم لا يكون كافيا. فمثلا لو قسمنا الوقت حسب الأنشطة اليومية التي نعملها نجد التالي:
النشاط ساعات الأسبوع
الصلاة (2.5 ساعة يوميا) 17,5
الأكل (2 ساعة يوميا) 14
النوم (7 ساعات يوميا) 49
اللبس (ساعة يوميا) 7
المواصلات (ساعة يوميا) 7
94,5
العمل أو الدراسة ومقتضياتها 43
متطلبات العائلة
هوايات
الترفيه 30,50
وقت حــــر
المجموع 168

وكما نرى فإننا محددين بهذا الحد من الساعات والتي لن تتجاوز في مجموعها المائة وثمان وستين ساعة في الأسبوع. وحتى نستطيع أن نحدث تغييرا في عاداتنا الحالية لاستخدام الوقت لا بد من أن يعرف كل منا (أين يذهب وقتنا) ؟ والي كثيرا ما نغفل أم الاهتمام به في غمرة الانشغال بالعمل اليومي. فإذا كنت جادا في إحداث تغيير مثل هذا أو تعلم أنك لم تحسن استغلال وقتك بالصورة التي تطمح لها كان لا بد أن تقوم بجرد تفصيلي لتعرف كيف تصرف وقتك حاليا حتى يتبين لك بوضوح ما إذا كنت مستغلا لوقتك بشكل طيب أم لا .
كل الذي يتوجب عليك عمله هو أن تقوم بنسخ الجدول ( ) إلى سبع نسخ (أو عدد الأيام التي تود فحص مدى استغلالك لوقتك فيها) ثم تبدأ في تعبئتها يوميا متبعا التعليمات التالية:
1- عند تعبئتك للجدول، ضعه في مكان قريب منك (وليكن إلى جوار فراشك) مسجلا الأنشطة الثابتة التي تعلم أن ستقوم بعملها غدا وعند الصباح خذ معك الجدول وسجل أي نشاط تقوم به لم يسبق أن سجلته وذلك بعد فراغك منه مباشرة.
2- سجل أي تعديلات على الأنشطة المكتوبة مسبقا في خانة (ملاحظات). مثلا: كان من المفروض أن تجري اتصالا هاتفيا من الساعة السابعة وحتى الثامنة ولكن الهاتف كان مشغولا، فتكتب مشغول ومن ثم تكتب في خانة (النشاط البديل) ماذا عملت من الساعة السابعة إلى الثامنة بديلا عن المكالمة الهاتفية.
3- أيضا في خانة (ملاحظات) سجل ما إذا تم تفويض أحد ليقوم بالنشاط بدلا عنك، أو ما إذا تم إلغاء النشاط ولماذا. سجل أيضا ملاحظاتك الأخرى عن النشاط نفسه كأن تكتب مثلا يفضل المرات القادمة أن أسأل محمد عن مقترحاته، أو من الأفضل أن ينفذ هذا العمل في عطلة الأسبوع، أو المحلات تغلق بعد الحادية عشرة والنصف صباحا … وهكذا.
4- في خانة نوعية النشاط ضع علامة في الخانة التي ترى أنها تصف النشاط الذي قمت به في ذلك الوقت. وقد وضعت الرموز كالتالي:
ع = عبادة، أ = أكل، ن = نوم، ل = لبس، م = مواصلات، ه = هواتف، ك = كتابة، ت = تلفزيون. وقد تركن لك أربع خانات لتملأها بأي نشاط إضافي.
5- في خانة (مدى الأهمية) ضع إشارة عند الأحرف التالية بحسب ما تراه مناسبا:
أ – مهم وعاجل. ب – مهم وليس عاجل. ج – عاجل وليس مهم. د – روتيني ومضيعة للوقت.
هذه الخانة يفضل أن تتم تعبئتها عند النوم أي عند انتهاء الأنشطة جميعها.
6- عند انتهاء الأسبوع (أو الفترة التي قمت بجرد وقتك فيها)، قم بجمع الساعات وقيمتها حسب كل تصنيف (صلاة، نوم، عمل، … إلخ) ثم ادرس النتائج من زاوية نقدية. هل حقا كان وقتك مستغلا بالصورة المطلوبة؟ أم أنه كانت هناك فجوات؟ وما حجم هذه الفجوات؟ هل طغى وقت النوم على وقت العمل؟ هل هناك خلل في مواعيد الصلوات؟ وما هي الأنشطة التي كنت تعتقد أنها مهمة ثم تبدى لك عكس ذلك؟ … وهلم جرا.
تأكد أنه لا بد من عمل هذا الجرد قبل أن تبدأ جديا في عملية تنظيم وقتك حتى تتعرف على نفسك وكيف تستغل وقتك؟ وإلا فقد تبدأ في تنظيم وقتك بتنظيم أنشطة هي في الحقيقة مضيعة للوقت لا أكثر، ولن تتعرف عليها تماما حتى تجري مثل هذا الجرد. إن مجرد معرفة أين يذهب وقتك وكم من الوقت تحتاجه لإنجاز الأعمال يعطيك قوة للتغيير وهذا الجرد هو المقياس لحجم التغيير الذي ستجريه، فمثلا تجد أنك تقضي ساعتين لإجراء مكالمات هاتفية يوميا، أو الرد عليها ومن ثم لا بد من توفير على الأقل ساعة لقضاء أعمال أخرى فنجد مثلا أنه من المتوجب إحالة بعض المكالمات على غيرك أو شراء جهاز لتسجيل المكالمات حتى يتسنى لك الرد على المكالمات المهمة في وقت لاحق … وهكذا.